ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist das staatliche Portal für Steuererklärungen und die Unternehmensregistrierung. Für Selbstständige ist die Registrierung beim Finanzamt über ELSTER der erste Pflichtschritt vor der ersten Rechnung.
Schritt für Schritt
Auf elster.de registrieren (Aktivierungscode kommt ca. 2 Wochen später per Post)
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen – Tätigkeit, erwartetes Einkommen, Besteuerungsform
Das Finanzamt vergibt die Steuernummer – sie muss auf allen Rechnungen erscheinen
Typische Fehler
ELSTER-Zertifikat ohne Sicherung verloren. Die Zertifikatsdatei (.pfx) ist der einzige Schlüssel zum Benutzerkonto. Geht sie verloren, ohne dass eine Kopie existiert, muss man sich komplett neu registrieren und erneut auf den Aktivierungsbrief warten.
Erwarteten Gewinn im Fragebogen zu niedrig oder zu hoch angesetzt. Diese Zahl bestimmt die Einkommensteuer-Vorauszahlungen. Zu niedrig angesetzt, drohen hohe Nachzahlungen; zu hoch angesetzt, belastet es unnötig die Liquidität. Ändert sich das Einkommen im Jahresverlauf, lassen sich die Vorauszahlungen beim Finanzamt anpassen.
Angenommen, jeder Gründer müsse die Umsatzsteuer die ersten zwei Jahre monatlich voranmelden. Diese generelle Pflicht ist für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ausgesetzt (§ 18 Abs. 2 UStG). Das Finanzamt legt den tatsächlichen Voranmeldungszeitraum – monatlich, vierteljährlich oder jährlich – anhand des Umsatzes fest. ⚠️ Die Aussetzung endet mit dem Jahr 2026: Verlängert der Gesetzgeber sie nicht, gilt ab 2027 für Neugründer wieder automatisch der Kalendermonat im Jahr der Aufnahme und im Folgejahr.
Änderungen nicht ans Finanzamt gemeldet. Umzug, neue Bankverbindung, deutlich höheres oder niedrigeres Einkommen – bleibt das unangezeigt, laufen Vorauszahlungen und Schriftverkehr auf Basis veralteter Angaben weiter.
Ich habe Rechnungen gestellt, bevor ich die Steuernummer hatte – und einfach „in Beantragung“ geschrieben. Ein Kunde verweigerte die Zahlung bis zur Vorlage der Nummer. Das Finanzamt brauchte 6 Wochen. Keine Rechnungen vor der offiziellen Registrierung.
👩🏼💼
Lea empfiehlt:
Ich habe die Regelbesteuerung gewählt bei 15.000 € Jahresumsatz. Ergebnis: quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldungen. Für geringe Umsätze ist die Kleinunternehmerregelung deutlich einfacher.
HÄUFIGE FRAGEN
Was ist der Unterschied zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem?▾
Freiberufler (§ 18 EStG) – freie Berufe: Ärzte, Anwälte, Journalisten, IT-Berater, Übersetzer, Architekten. Keine Gewerbesteuer, keine Gewerbeanmeldung nötig. Gewerbetreibende – alle anderen: Handel, Produktion, Dienstleistungen. Gewerbesteuer und Pflicht zur Gewerbeanmeldung. Das Finanzamt entscheidet über den Status.
Muss ich mich ab dem ersten Arbeitstag anmelden?▾
Gesetzlich: innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit. In der Praxis besser sofort: Das Finanzamt braucht 4–8 Wochen für die Steuernummer. Ohne sie dürfen keine Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt werden.
Was ist die Kleinunternehmerregelung und lohnt sie sich?▾
Seit 2025 gelten zwei Grenzen: bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr UND höchstens 100.000 € im laufenden Jahr kann auf die Umsatzsteuer verzichtet werden (§ 19 UStG). Vorteil: keine quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung, einfachere Buchhaltung. Nachteil: kein Vorsteuerabzug. Günstig bei B2C-Kunden, ungünstig bei hohen Ausgaben mit Mehrwertsteuer.